Ogni impianto termico, anche quello centralizzato di un condominio, deve avere un libretto di impianto in cui vengono registrati dati tecnici, interventi di manutenzione e risultati dei controlli. Per l’impianto centralizzato la responsabilità di questo adempimento è in capo all’amministratore, che deve verificare che il libretto sia sempre aggiornato dal manutentore incaricato dopo ogni intervento.
Oltre alla manutenzione ordinaria, la legge prevede un controllo periodico di efficienza energetica, la cui frequenza cambia in base al combustibile e alla potenza del generatore: può andare da ogni due anni per impianti a gasolio o solido di potenza media, ad ogni quattro anni per impianti a gas nella stessa fascia di potenza. Le Regioni possono fissare scadenze diverse, anche più stringenti, quindi conviene sempre verificare la normativa della propria zona insieme al manutentore.
Il rapporto di controllo, con il relativo bollino, va conservato insieme al libretto e reso disponibile in caso di verifica da parte dell’autorità competente: la mancanza di questa documentazione può comportare conseguenze anche quando l’impianto funziona correttamente, perché l’irregolarità riguarda l’adempimento formale, non solo lo stato tecnico della caldaia.